Die 10 besten Tipps um Kosten im Büro zu sparen

Diese 10 Tipps helfen den Geldbeutel und gleichzeitig die Umwelt zu schonen! Mit ein paar wenigen Hinweisen können Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter dazu motivieren, auch im Büro auf umweltbewusstes und kostenschonendes Verhalten zu achten.

Zu Hause ist es für die meisten inzwischen eine Selbstverständlichkeit: Wir heizen energieeffizient, recyceln den Müll und sparen Wasser, wo wir nur können. Warum diese Denkweise nicht auf den Arbeitsplatz übertragen?

1. Beim Drucker fängt es an - Papier und Energie sparen

Die Kosten für Papier, Druckpatronen und die Wartung der Geräte ist ein nicht zu unterschätzender Posten in jedem Betrieb. Jeder moderne Drucker verfügt zwar über eine Energiesparfunktion, aber in Betriebspausen - mindestens über das Wochenende - empfiehlt es sich das Gerät ganz auszuschalten. Fragen Sie sich vor jedem Druckvorgang - brauche ich das Dokument wirklich in Papierform? Fehldrucke in jedem Fall als Schmierpapier weiterverwenden, sofern sie keine sensiblen Daten enthalten! Und meistens genügt es, Texte in der Graustufe „80%“ zu drucken - sie sind genau so gut lesbar und es schont die Patrone.

2. Heizung regulieren lohnt sich

Das weiß inzwischen jeder: Heizung an und Fenster auf Kipp ist eine echte Umweltsünde und ein Kostenfresser. Besser ist es, regelmäßig aber dann nur kurz: Stoßlüften. Die Raumluft wird innerhalb weniger Minuten ausgetauscht. Die optimale Raumtemperatur für Büroräume liegt zwischen 20°C und 22°C - gerade im Winter tendieren wir gerne dazu, es mit den Innentemperaturen zu übertreiben. Das Senken der Raumtemperatur von nur 1°C kann eine Heizkostenreduktion von 10% ausmachen! Umgekehrt gilt im Sommer natürlich auch für Klimaanlagen: Nur bei geschlossenen Fenstern betreiben! Was viele nicht wissen: Auch bei der Energieversorgung im Büro kann man sich für einen kostenkünstigen Öko-Tarif entscheiden und den Anbieter wechseln - vergleichen lohnt sich.

3. Neue Geräte - bessere Energie-Effizienz

Das gilt nicht nur für Drucker und PCs - auch in Bezug auf die Kücheneinrichtung des Büros kann es sich lohnen: Tauschen Sie in die Jahre gekommenen Geräte aus. Die alten Röhrenmonitore sollten nirgends mehr im Einsatz sein - neuere TFT-Monitore verbrauchen bis zu 30% weniger Strom. Laptops verbrauchen weniger Strom als Desktop-PCs. Kaufen Sie nur Bürogeräte mit einem Energie-Spar-Siegel. Jeder einzelne Mitarbeiter ist darüber hinaus gefordert, alle Geräte beim Verlassen des Arbeitsplatzes auch wirklich auszuschalten, und nicht nur im Stand-by-Modus zu belassen. Sammelsteckdosen mit Kippschalter können hierbei helfen. Und natürlich gilt: Licht aus, wenn keiner im Raum ist.

4. Papier - ein wertvoller Rohstoff

Im digitalen Zeitalter ist es nicht mehr notwendig, sämtliche Infomaterialien per Ausdruck zur Verfügung zu stellen. Schicken Sie Ihren Mitarbeitern vor einem Meeting doch alle relevanten Punkte digital per Mail zu. Und muss es für jede Notiz eine neue Haftnotiz sein oder tut es auch mal ein alter Schmierzettel? Mit dem richtigen Bewusstsein für den wertvollen Rohstoff und der richtigen Einstellung jedes einzelnen Mitarbeiters lassen sich viele Sparpotenziale ausmachen.

5. Material wieder verwenden

Wie schon im ersten Punkt erwähnt: Altpapier weiter nutzen und die Rückseite von alten Ausdrucken als Notizzettel zu verwenden, ist einfach. Ein Sammelkarton neben dem Drucker kann dazu animieren. Doch auch Kartons und Luftpolsterumschläge können mit neuer Etikette wieder verwendet werden. Das Recycling durch Mülltrennung versteht sich von selbst. Doch denken Sie bei alten Batterien und Leuchtstoffröhren daran - es handelt sich um gefährlichen Abfall, der gesondert entsorgt werden muss. Und benutzen Sie Akkus - diese sind auf lange Sicht immer kostengünstiger als Batterien.

6. Wasser kann teuer sein

Lassen Sie einen Wasserspender installieren. Das Spar-Potenzial gegenüber Wasser aus Flaschen ist enorm. Die jährlichen Kosten für Wassergallonen oder sogar ein Gerät mit Festwasseranschluss für die Belegschaft und Kundentermine liegen nicht nur deutlich niedriger, es entfällt auch hier die Umweltbelastung durch Plastikflaschen oder lange Transportwege. Dies Lösung spart Kosten ab einer Betriebsgröße von 8 Mitarbeitern.

7. Portokosten reduzieren

Vermeiden sie Postsendungen wo immer möglich. Der Spruch „...mal eben aus der Portokasse zahlen?“ verliert seine humorvolle Bedeutung schnell, wenn man die Kosten für Briefmarken über das Jahr zusammenrechnet. Wenn Sie bei Ihren Kunden die Erlaubnis einholen, reicht es Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail zur Verfügung zu stellen. Angebote können per E-Mail verschickt werden, nur Vertragsdokumente sind nur mit echter Unterschrift auf Papier rechtsgültig.

8. Reisekosten

Bilden Sie Fahrgemeinschaften mit Kollegen, die aus der selben Region zum Arbeitsplatz pendeln. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Jobtickets für den Arbeitsweg, die fast jedes öffentliche Verkehrsunternehmen in größeren Städten anbieten. Nutzen Sie für Geschäftstermine die Sparpreise der Deutschen Bahn oder ziehen Sie sogar Videokonferenzen in Betracht, sofern es sich bereits um langjährige Kontakte handelt.

9. Den Einkauf koordinieren

Wenn Büromaterialien bestellt werden, ist es lohnenswert sich für Sammelbestellungen zusammen zu tun. Das reduziert die Lieferkosten und verringert den CO2-Ausstoß beim Transportweg. Wer sich zu Kaufgemeinschaften mit anderen Abteilungen zusammenschließt, bekommt darüber hinaus Mengenrabatt. Achten Sie bei allen technischen Neuanschaffungen auf die Energie-Effizienz: Ein Wasserkocher für 5? ist nur bei der Anschaffung günstig - auf lange Sicht sparen Sie mit einem höherwertigen Gerät deutlich mehr Geld.

10 . Profitieren Sie von Ihrem positiven Image!

Büromaterial wie Recycling-Umschläge mit dem Umweltsiegel und FSC-Prädikat sieht auch der Kunde, wenn er Post von Ihnen erhält. Aufforderungen zur Mülltrennung per Aushang stärken das ökologische Bewusstsein der Belegschaft und prägen schließlich auch den Spirit, den ein Unternehmen nach Außen trägt. Nehmen Sie einen Hinweis in die Signatur Ihrer E-Mail auf, um die Menschen davon abzuhalten, Sie auszudrucken. Das tut in aller Regel eh niemand, aber das ökologische Bewusstsein, dass Sie damit nach Außen tragen, hilft Ihrer Außenwahrnehmung. Nachhaltigkeit und Verantwortung sind positiv besetzte Schlagworte unserer Zeit.