„Es lohnt sich, einen Preisvergleich anzustellen!“

Wie läuft der Entscheidungsprozess bis zur Anschaffung eines Wasserspenders konkret ab - welche Punkte gilt es zu beachten, welche Kosten entstehen und was bedeutet es für den Büroalltag? Wir haben mit jemandem gesprochen, der aus eigener Erfahrung berichten kann: Ingo Wostbrock, Geschäftsführer von Dr. Schengber & Friends.

Wasserspender-Miete.de: Sie haben Wasserspender in Ihrem Büro - was waren die Gründe für die Anschaffung?

Ingo Wostbrock: Die Versorgung unserer Mitarbeiter mit gratis Wasser war uns von Anfang an wichtig. In den Anfangsjahren haben wir in Küche und Pausenraum Wasserkisten mit 1-Liter-Flaschen zur Verfügung gestellt. In den letzten Jahren ist das Unternehmen allerdings stark gewachsen. Da wurde das Wasserkisten-System immer problematischer. Die angebrochenen Flaschen, die überall auf den Arbeitsplätzen herumstanden, sahen zum einen nicht schön aus. Zum anderen wurden sie in ? der Fälle nicht ausgetrunken und wieder halbvoll in die Kisten gestellt - das ist unwirtschaftlich. Außerdem stieg mit dem Wasserverbrauch im Unternehmen auch die Anzahl der Wasserkisten, die Überall in Küche, Flur und Druckerraum herumstanden und viel Platz weg nahmen. Wir brauchten unbedingt eine alternative Lösung. Wasserspender boten sich daher sehr an.

Wasserspender-Miete.de: Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie denn?

Ingo Wostbrock: Inzwischen haben wir 150 Mitarbeiter. Gleichzeitig besetzt sind täglich 70 Arbeitsplätze über drei Etagen. Da kann man sich ungefähr vorstellen, wie hoch der tägliche Durchlauf an Wasser ist und wie viele Wasserkisten man da braucht. Aktuell haben wir auf zwei Etagen je einen Wasserspender und sind mit dieser Lösung sehr zufrieden.

Wasserspender-Miete.de: Wie lief das ab? Wo findet man einen Anbieter und was muss vor der Beauftragung beachtet werden?

Ingo Wostbrock: Wir haben uns im Internet erkundigt: über Google ermittelt, welche Anbieter es gibt, diese angeschrieben und mitgeteilt, was wir brauchen. Die Anbieter haben dann zahlreiche PDFs, Fotos, Materialien und Preislisten geschickt. Daraus haben wir eine Shortlist von 4 Anbietern und 6 Modellen erstellt, die zur Auswahl standen.

Wasserspender-Miete.de: Das klingt ziemlich aufwändig.

Ingo Wostbrock: Es gab damals leider noch keine Möglichkeit, einen umfassenden Anbieter- und Preisvergleich zu bekommen. Das hätte uns viel Recherchearbeit erspart.

Wasserspender-Miete.de: Wie lange hat etwa der gesamte Recherche- und Entscheidungsprozess gedauert?

Ingo Wostbrock: Der Auswahlprozess hat etwa drei bis vier Wochen gedauert. Im Anschluss haben wir eine Excel-Tabelle mit Rechenbeispielen erstellt. Miete versus Kauf gegenüber gestellt, einzelne Laufzeiten und sonstige Kosten der Hersteller miteinander verglichen.

Wasserspender-Miete.de: Hat sich dieser Aufwand gelohnt?

Ingo Wostbrock: Ja, durchaus. Je nach dem für welches Produkt man sich interessiert, kann man über die Jahre gerechnet durchaus Geld einsparen. In unserem Fall machte der Unterschied weit über 1.000 ? auf eine Laufzeit von fünf Jahren aus. Da lohnt es sich, einen Preisvergleich anzustellen!

Wasserspender-Miete.de: Was muss man vor der Anschaffung beachten?

Ingo Wostbrock: Im Vorfeld macht es Sinn, sich ein paar grundsätzliche Fragen zu stellen: Wo soll bzw. kann der Spender stehen? Wie viel Platz hat man in der Küche? Soll das Gerät auf der Küchenzeile stehen oder gäbe es genügend Platz für ein Unterschranksystem? Gallone oder leitungsgebunden? Kann man die Wasserleitung problemlos anschließen oder müsste eventuell gebohrt werden? Daraus ergibt sich möglicherweise bereits, welches Modell in Frage kommt und welches nicht.

Wasserspender-Miete.de: Und wie lief dann der Auswahlprozess ab?

Ingo Wostbrock: Fest stand von Anfang an, dass es ein leitungsgebundener Wasserspender sein soll. Es ist sicher Geschmackssache, aber wir wollten unseren Mitarbeitern kein Wasser aus einem Plastikbehälter anbieten. Der Preis war daher das für uns ausschlaggebende Kriterium im Auswahlprozess für einen Wasserspender mit Anschluss. Also haben wir einen Kostenvergleich bezüglich der einzelnen Anbieter angestellt. Wir haben zwischen Miete und Kauf, den unterschiedlichen Wasserspender-Modellen und den unterschiedlichen Laufzeiten verglichen. Im Übrigen sollte man bei der Berechnung mögliche versteckte Kosten beachten, wie zum Beispiel Installationskosten, Wartungsaufwände, etc.

Wasserspender-Miete.de: Haben Sie sich für einen Kauf oder die Miete eines Gerätes entschieden?

Ingo Wostbrock: Bei unserem ersten Wasserspender haben wir uns für die Kauf-Variante entschieden. Hier lief die Finanzierung über drei Jahre. Im Anschluss daran standen nur noch Kosten für die halbjährliche Wartung des Gerätes an. Im Vergleich war dieses Angebot aus preislicher Sicht sehr attraktiv. Allerdings haben wir die Erfahrung gemacht, dass sich nach vier Jahren die Reparaturfälle häuften und das Gerät nach fünf Jahren defekt und leider auch nicht mehr funktionsfähig war.

Wasserspender-Miete.de: Sie nutzen heute zwei Wasserspender im Büro. Sind diese gekauft oder gemietet?

Ingo Wostbrock: Auf Basis der gemachten Kauferfahrung haben wir uns dagegen entschieden, erneut ein Gerät zu kaufen und uns somit für die Miet-Option entschieden. Wir haben einen erneuten Preisvergleich erstellt und sind dieses Mal davon ausgegangen, dass das Gerät eine Lebensdauer von fünf bis sechs Jahren hat. Die Variante, Wasserspender zu mieten, wurde in Folge der neuen Berechnung interessanter.

Wasserspender-Miete.de: Haben Sie sich für Modelle mit Extras entschieden?

Ingo Wostbrock: Ja, an unserm Wasserspender gibt es stilles Wasser, gekühltes Wasser und Wasser mit Kohlensäure.

Wasserspender-Miete.de: Lohnt sich denn der Luxus gekühltes und mit Kohlensäure versetztes Wasser anzubieten?

Ingo Wostbrock: Ja, in jedem Fall! Bei Getränken oder Wasser hat ja jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorlieben. Bei unserem Gerät kann man sogar den Kohlensäuregrad manuell einstellen.

Wasserspender-Miete.de: Wie oft müssen die Kohlensäurepatronen ausgetauscht werden und was kosten die?

Ingo Wostbrock: Das variiert natürlich und ist abhängig vom individuellen Verbrauch. Bei uns alle drei bis vier Monate. Eine Patrone kostet bei unserem Gerät 25 Euro. Das Wechseln ist relativ leicht. Wir haben eine Bedienungsanleitung in Form von anschaulichen Bildern ausgedruckt, damit jeder in der Lage ist, die Patronen zu wechseln.

Wasserspender-Miete.de: Gibt es auch Nachteile eines Wasserspenders?

Ingo Wostbrock: Wichtig zu wissen ist, dass man täglich für die Hygiene des Gerätes sorgen muss, um dauerhaft keimfreies Wasser anbieten zu können. Das ist aber halb so wild.

Wasserspender-Miete.de: Wie lösen Sie die Einhaltung der Hygienebestimmungen?

Ingo Wostbrock: Jeden Morgen und jeden Abend wird das Gerät am Abtropf mit einem Hygienespray desinfiziert. Das dauert zwei bis drei Minuten und wird von lieben Kollegen täglich ausgeführt. Zusätzlich kommt zwei Mal im Jahr der Wartungsservice und führt eine Grundreinigung durch.

Wasserspender-Miete.de: Wie kommen die Wasserspender bei den Mitarbeitern an?

Ingo Wostbrock: Gratis Wasser und Kaffee anbieten zu können, ist aus meiner Sicht eine schöne Sache und kommt sehr gut an. Jeder weiß, wie wichtig es ist, täglich viel Wasser zu trinken. Die Wasserversorgung trägt also nicht nur zur Wohlfühlstimmung im Büro bei, sondern fördert gleichzeitig die Gesundheit unserer Mitarbeiter.

Wasserspender-Miete.de: Würden Sie die Anschaffung eines Wasserspenders weiterempfehlen?

Ingo Wostbrock: Ja, in jedem Fall! Wir sind absolut zufrieden. Die Investition in Wasserspender hat sich bei uns in jedem Fall gerechnet. Wir zahlen pro Gerät eine monatliche Pauschale von 55 Euro. Auch wenn hier die Kosten des Leitungswassers noch nicht enthalten sind - wenn wir wieder Wasserkisten kaufen würden, kämen wir deutlich teurer raus. Und seit der Anschaffung sind unsere Büroräume wieder hell, einladend und aufgeräumt. Niemand muss sich um die Logistik kümmern oder leere Flaschen einsammeln und aufräumen. Wir bieten unseren Mitarbeitern sowie unseren Kunden ein angenehmes und ansprechendes Arbeitsumfeld.