Umzug mit dem Unternehmen: Was Sie beachten müssen [Checkliste]

Ein Firmenumzug in ein neues Büro ist mit etwas Positivem verbunden. Vergrößerung, Erweiterung oder neuer Schwung im Unternehmen. Der Knackpunkt ist der Umzug selbst. Vielen Unternehmern graut es vor der Organisation des Standortwechsels. Wir haben recherchiert, damit Sie im Vorfeld alles im Blick haben.

Bürokratische Hürden

Wovor es den meisten Unternehmern graut, ist weniger die Planung der Inneneinrichtung, sondern die bürokratischen Verpflichtungen, die mit einem Umzug einhergehen. Damit Sie bei Ihrem Umzug nichts wichtiges vergessen, haben wir eine Checkliste erstellt.

Mietvertrag kündigen

Gerade in großen Bürokomplexen beträgt die Kündigungsfrist mehrere Monate. Beenden Sie deshalb umgehend nach einer Zusage für das neue Office das bestehende Mietverhältnis. So verhindern Sie doppelte Mietzahlungen und leerstehenden Räumlichkeiten.

Information für Kunden und Geschäftspartner

Ihre Kunden und Geschäftspartner sind der Kern Ihres Business. Daher sind diese im Vorfeld über den Standortwechsel zu informieren. Am besten, Sie legen hierfür eine Liste mit den jeweiligen E-Mail-Kontakten an. Anhand eines Serienbriefes ist die Informationen über Ihren Umzug mit einem Klick verbreitet. Zudem können Sie bereits vorab in der Signatur auf den anstehenden Umzug hinweisen. Vergessen Sie darüber hinaus nicht, Abonnements wie Zeitschriften oder Getränkelieferungen rechtzeitig umzustellen.

Bei großen Unternehmen mit mehreren Filialen, sollten alle über den Umzug informiert sein - auch Kollegen im Sabbatjahr oder der Elternzeit.

Renovierungen planen

Renovierungs- oder auch Umbauarbeiten können sowohl am neuen als auch am alten Standort notwendig sein. Planen Sie in beiden Fällen vorausschauend. Gerade im Frühjahr und Sommer sind viele handwerkliche Betriebe stark ausgelastet und können nur schwer große Projekte übernehmen. Empfehlenswert ist hier eine Vorlaufzeit von einigen Monaten. So könne Sie sicher alle Arbeiten terminlich fixieren. Planen Sie bei großen Umbaumaßnahmen einen ausreichenden zeitlichen Puffer ein.

IT und EDV Installation

Ähnlich verhält es sich mit der IT-Struktur für das neue Büro. Für viele Firmen bietet ein Umzug die Möglichkeit veraltete Technik am Arbeitsplatz zu erneuern. Insbesondere betrifft dies die bisherigen Kommunikationskanäle. Anstatt einer klassischen Telefonanlage bieten sich cloudbasierte Lösungen an. Diese sind einfach zu installieren und bieten dem Nutzer deutlich mehr Funktionen.

Doch dafür ist ein funktionierendes Internet essentiell. Stimmen Sie mit Ihrem Internetanbieter rechtzeitig den Umzug ab, um Ausfallzeiten zu verhindern. In den meisten Unternehmen können Mitarbeiter ohne ein funktionierendes Breitbandnetz nicht mehr dem Tagesgeschäft nachgehen.

Eine weitere Optimierungsmöglichkeit ist der Wechsel auf ein elektronisches Archiv. Das spart sowohl Platz, Zeit und Kosten und lässt sich heutzutage schnell umsetzen.

Übergabe des alten Büros

Nicht nur die Einrichtung des neuen Office ist mit Arbeit verbunden. Auch beim Verlassen des alten Büros müssen gewerbliche Mieter einiges beachten.

Eine Begehung mit dem derzeitigen Vermieter findet im Vorfeld des Umzugs statt. Dokumentieren Sie gemeinsam mögliche Schäden und Veränderung und gehen Sie die letzten Abrechnungen durch. Lesen Sie Wasser und Heizung ab und ganz wichtig: Führen Sie Protokoll. Nur mit Hilfe des Übergabeprotokolls schützen Sie sich vor ungerechtfertigten Forderungen.

Am Tag des Auszugs findet die endgültige Übergabe inklusive aller Schlüssel statt. Die Schlüsselübergabe ist am besten ein bis zwei Tage im Voraus zu organisieren, damit es nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt.

Im letzten Schritt gilt es, sich von den Nachbarn zu verabschieden und diese zur Einweihungsfeier ins neue Office einzuladen.

Planung ist das A und O

Sobald die Formalitäten für den Umzug in ein neues Office geklärt sind, beginnt die Raumplanung.

Selbst umziehen oder Firma engagieren?

Kleine Unternehmen ziehen häufig einen selbstständigen Umzug in Betracht. Dies hat vor allem einen Kostenvorteil, da Sie auf ein Speditionsunternehmen verzichten. Zudem kann der Umzug gerade im kleinen Team den Zusammenhalt stärken und Arbeitnehmer und Arbeitgeber können gemeinsam das neue Office gestalten. Trotzdem raten Experten hiervon ab.

Trotz der teamfördernden Komponente kostet ein Umzug Nerven und vor allem Zeit. Das Tagesgeschäft wird intensiv gestört und steht für einen längeren Zeitraum still. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Versicherung die spezialisierte Speditionsunternehmen in Ihren Leistungen inkludieren. Gerade fragile Technik oder speziellen Arbeitsgeräte sind beim Umzug anfällig für Schäden. Abgesehen von den horrenden Kosten, falls einer Ihrer Mitarbeiter sich beim Umzug etwas bricht oder verrenkt.

Für kleine und mittelständische Unternehmen eignen sich kostengünstige Movement-Firmen, die oft von Studenten betrieben werden.

Auch wenn ein Umzug mit Stress verbunden ist, überwiegen die positiven Konsequenzen des neuen Büros. Nutzen Sie als Arbeitgeber die Chance Ihre Mitarbeiter mit dem Standortwechsel zu motivieren und Ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren. Mit der richtigen Planung wird Ihr Umzug zum Erfolgserlebnis für den kompletten Konzern.